Tout savoir sur l’e-GEIDE

Indexation, classement ou archivage en quelques clics 
Capture multicanal

e-GEIDE permet d’intégrer des documents issus de multiples sources (email simple ou avec pièce jointe, fichier bureautique, scanner, MFP…).

  • Connecteur « MFP vers e-GEIDE » : pour gérer directement l’intégration des originaux papiers à partir d’un MFP Toshiba.
  • Connecteur Outlook : e-GEIDE s’invite dans Outlook pour faciliter l’archivage des mails les plus importants grâce à de simples glisser-déposer.
  • Dépose rapide / WidGed : e-GEIDE se transforme, selon le souhait de l’utilisateur, en agent de dépose rapide par simple glisser-déposer ou devient WidGed, une interface simplifiée d’e-GEIDE avec un accès complet à l’arborescence de classement et au moteur de recherche.
Gestion de contrats

E-GEIDE intègre une solution dédiée à la gestion des contrats de l’entreprise :

  • Archivage et classement de l’ensemble des contrats : véritable GED spécialisée dans e-GEIDE, le module Contrats permet de centraliser et sécuriser les contrats fournisseurs, clients ou partenaires de l’entreprise.
  • Récapitulatif des informations et termes de contrat : simplifie la gestion de vos contrats en vous alertant automatiquement des échéances et délais de rétractation.
  • Recherches et requêtes multicritères : pour avoir une vision globale de l’ensemble des contrats.
Travail collaboratif

E-GEIDE permet la circulation des documents et la dématérialisation des processus de traitement :

  • Module Conversation : véritable zone de discussion partagée entre divers contributeurs et rattachée au document.
  • Workflow documentaire : automatisez vos processus de gestion courants conformément à votre organisation interne et gagnez du temps dans la gestion de vos flux documentaires (factures, commandes, lancement de productions…)
  • Travail collaboratif (Bannette collaborative) : version virtuelle de la bannette papier, ce module collaboratif intuitif permet de déléguer à un collaborateur une tâche simple de lecture, de contrôle, de classement.

E-GEIDE s’intègre à l’environnement informatique existant notamment grâce aux différents connecteurs proposés :

E-GEIDE propose un connecteur Sage qui permet d’enregistrer et classer les documents et y accéder directement depuis votre ERP Sage.

E-GEIDE se connecte à la plateforme Chorus Pro pour vous permettre d’importer vos factures Chorus directement dans votre GED.

L’imprimante virtuelle e-GEIDE permet à toute application compatible Windows de déposer des documents dans la GED en un seul clic.

Gestion avancée des documents

e-GEIDE intègre des outils pour gérer et exploiter efficacement les documents de l’entreprise :

  • Optimisation du classement et des recherches : La puissance d’e-GEIDE repose sur celle de son moteur de recherche, de ses facilités d’indexation et de classement : classement automatique, importation d’arborescence-modèles, moteur de recherche texte intégral pour la convivialité ou structuré avec l’outil de requêtes, …
  • Annotations et tampons personnalisés, agrafeuse pour associer divers documents entre eux, découpe et fusion de documents, versioning… : e-GEIDE intègre toute une palette d’outils pour se faciliter la vie numérique au quotidien.
  • La fonction Alarme e-GEIDE, en lien étroit avec les rappels de votre messagerie Outlook, permet de régler une facture avant échéance ou de notifier à tous les utilisateurs de délais à respecter pour la remise de rapports.
Accompagnement

Différenciateur fort et reconnu de Toshiba, l’accompagnement de proximité que Toshiba TFIS peut apporter à ses clients partout sur le territoire est une valeur ajoutée importante pour l’offre e-GEIDE. Toshiba peut notamment accompagner ses clients e-GEIDE pour :

– organiser le déploiement

– définir le plan de classement des documents

– partager les bonnes pratiques

– accompagner le démarrage

Solution cloud, e-GEIDE est accessible 24/7 depuis n’importe où, avec n’importe quel appareil.

  • Plateforme web sécurisée avec triple sauvegarde, hébergée en France
  • Application mobile complète : les principales fonctionnalités de e-GEIDE sont disponibles dans votre smartphone ou tablette : consulter, déposer vos documents, valider les éléments dans un workflow, collaborer, etc.

Orientée TPE/PME, l’offre e-GEIDE est segmentée en packs qui s’articulent autour :

  • D’un nombre d’utilisateurs défini
  • D’un volume de stockages défini
  • D’un socle fonctionnel, un large catalogue d’options est disponible permettant d’adapter e-GEIDE aux spécificités et attentes de chaque entreprise.

E-GEIDE : SOLUTION INTÉGRÉE e-GEIDE s’intègre à l’environnement informatique existant notamment grâce aux différents connecteurs proposés :

E-GEIDE propose un connecteur Sage qui permet d’enregistrer et classer les documents et y accéder directement depuis votre ERP Sage. E-GEIDE se connecte à la plateforme Chorus Pro pour vous permettre d’importer vos factures Chorus directement dans votre GED. L’imprimante virtuelle e-GEIDE permet à toute application compatible Windows de déposer des documents dans la GED en un seul clic.

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